Toepassen van Sjablonen (in Word, en Excel)

Er wordt vaak gesproken over sjablonen. Microsoft levert met zijn software (In dit geval Word en Excel) ook sjablonen mee, die je zò kunt gebruiken.

Bij het opstarten van Word bijvoorbeeld, kan je als je een nieuw document wil maken, klikken op een door jou gewenst sjabloon.

Maar hoe zit het nu als je een eigen sjabloon wil gebruiken, of in ons geval sjablonen van de AWG ‘Leen de Keijzer’?

Ga dan als volgt te werk; (Word)

Stap 1: Download het sjabloon-bestand. Voor MS Word is dat een bestand met filetype .dotx

Bijvoorbeeld: Sjabloon Archeologische Rapporten AWG LdK v1e.dotx

Dat downloaden vanaf onze OneDrive van zo’n sjabloon-bestand gaat als volgt:

  • Selecteer de file
  • Klik op ‘Download’ in de menubalk (boven)
Voorbeeld: Selecteer en download het sjabloonbestand.

Stap 2: Installeer het sjabloonbestand in de juiste map

Dat ‘installeren’ is een groot woord voor wat er feitelijk moet gebeuren: Je moet het bestand in een speciale map stoppen die door Word wordt gebruikt om sjablonen in op te slaan. Tsja, dat is natuurlijk mooi gezegd, maar welke map is dat dan? Welnu,

Er is een trucje om erachter te komen uit welke map Word de sjablonen haalt;

Maak een nieuwe file aan in Word (bijvoorbeeld door het sjabloon ‘blank document’ te kiezen), type een paar letters en ga de file nu opslaan; in dit voorbeeld maak ik een zogenaamd sjabloon voor aantekeningen …

Dan komt de File Manager met een voorstel, zie hieronder, ECHTER…

Het eerste wat je nu moet doen is het file type te veranderen! Je wilt het document immers als sjabloon opslaan! Klik dus op het file type (*.docx) en er verschijnt een lijst: kies hieruit het file type .dotx

👉 Dan gebeurt er iets merkwaardigs: je krijgt opeens een andere map als suggestie: dat is de map waar de sjablonen in moeten worden opgeslagen… Klik dan dus ‘Save’ en klaar is kees!

Hieronder zie je dat afgebeeld: vergelijk de map (vorige plaatje, en hieronder…)

Voorbeeld: Andere map suggestie als je een ander documenttype kiest, in dit geval .dotx

Start nu MS Word opnieuw op en zoek jouw nieuwe sjabloon in de lijst met sjablonen

Niet gevonden? Klik eventueel op ‘more templates ->

Klik op het door jou gewenste sjabloon en voilà!

Succes!

Nu voor Excel; dat is wellicht iets lastiger als het sjabloon ook nog eens code (macro’s) bevat… Maar even doorzetten dan …

Voor Excel kan je net als in Word een workbook als sjabloon opslaan. Dat moet dan een file type .xltx hebben. Voor de rest is de procedure net zoals hierboven uitgelegd voor Word.

Echter als er speciale ondersteuning in de vorm van macro’s (code) in de toepassing zitten, moet het document als ‘macro-enabled’ sjabloon worden opgeslagen; dat heet het type .xltm (dus met de ‘m’ van ‘macro’)

Voor de rest is de opslag net als .xltx sjablonen in de voor jou specifieke sjablonenmap, die als suggestie wordt aangegeven zodra je het juiste sjabloontype kiest.

Tenslotte kan het nog even een worsteling zijn om het sjabloon zichtbaar in jouw favoriete sjablonen venster zichtbaar te krijgen.

Kies dan de optie rechts ‘More templates ->’ en klik vervolgens op de tab ‘Personal’;

Als je nu met de muis over de tegels met jouw persoonlijke sjablonen gaat, zie je een Pin-symbool

Met de muis boven een document verschijnt het ‘Pin’-symbool…

Klik dan op dat Pin-symbool en daarmee wordt het gekozen sjabloon in de favorieten gezet, zodat je het daar snel voorhanden hebt …