Voorstel: Proces van ontwikkeling en uitgifte van publicaties van de AWG

Strekking

Alle documenten die namens de Archeologische WerkGroep ‘Leen de Keijzer’ (AWG LdK) worden gepubliceerd, – zowel fysiek als digitaal – moeten voldoen aan kwaliteitscriteria. Om dat aspect te waarborgen is er een proces voorgesteld. Dit proces beschrijft het beheer van de ontwikkeling en uitgifte van publicaties namens de AWG LdK.

Globale beschrijving en doelstelling

Publicaties – zoals brochures, handouts, rapporten, flyers en ieder ander vorm van documentatie van de AWG LdK dat gedeeld wordt met partijen buiten de AWG LdK – dienen aan kwaliteitseisen te voldoen. Die kwaliteitseisen zijn/worden door de AWG LdK vastgesteld en gedocumenteerd.

In het proces van ontwikkeling en uitgifte zijn diverse rollen actief, zoals Auteur, Procesbeheerder/Administrateur, Controleur, Vormgever, Gemachtigde voor Uitgifte en zo voorts. De procesbeschrijving beoogt duidelijkheid te verschaffen welke rol op welk moment in de documentontwikkeling actief is.

Het voorgestelde proces heeft als doelstelling:

Het bewaken en bevorderen van de door de AWG LdK gewenste kwaliteit en uniformiteit van de door de AWG LdK uit te geven documenten, alsmede het administratieve beheer daar van.

Definities

  • Document: Een document is een verzameling gegevens vastgelegd op een gegevensdrager. Dit kan zijn in schriftelijke vorm op papier of digitaal, maar ook op bijvoorbeeld een microfiche. Het produceren van de inhoud van een document wordt schrijven genoemd.
  • Medium: Het document wordt op een specifiek medium (‘drager’) gepubliceerd. Dat kan zijn fysiek of digitaal
  • Format: Het document wordt in één of meerdere formats uitgegeven. Fysiek kan dat bijvoorbeeld zijn
  • Status: Het document kent diverse ontwikkelingsstadia. Minimaal ‘Concept’ en ‘Definitief’
  • Taalbeheerder: Deze rol waarborgt de kwaliteit van het taalgebruik in termen van de toepassing van correcte grammatica en woordgebruik. Als minimum kwaliteitseis wordt het ‘groene boekje’ aanbevolen. Deze rol is specifiek bedoeld voor het taalkundige aspect; de inhoudelijke tekst is een verantwoordelijkheid van de auteur en de eindverantwoordelijke redactie.
  • Redacteur: Deze rol heeft de eindverantwoordelijkheid over de publicatie, en waarborgt alle aspecten binnen het kader van de door de AWG LdK afgesproken kwaliteitseisen, daar bij inbegrepen alle administratieve eisen.
  • … en zo voorts …

Kwaliteitseisen

Dit voorstel beschrijft de globale kwaliteitseisen die de AWG LdK in een vergadering zou kunnen overeenkomen en bekrachtigen; de overeenkomst wordt in de notulen van de vergadering vastgelegd.

  • Alle documenten moeten voorzien zijn van het logo van de AWG LdK:
  • Taal: Nederlands. In bijzondere gevallen kan een samenvatting in het Engels worden toegevoegd. De bewaking van de kwaliteit van het gebruik van de Nederlandse taal wordt toebedeeld aan een rol ‘Taalbeheerder‘.
  • Redacteur: Eindverantwoordelijke voor de inhoud en vormgeving van het document.
  • De administratie van de AWG LdK bevat minimaal de volgende elementen: Documenteigenschappen: Document-Identificatienummer, Titel, Auteur, Status, Datum van Uitgifte, Accordering, Medium en Format ( NB! deze lijst is in ontwikkeling en moet nog nader worden uitgewerkt …)
  • Er is al een beschrijving van het installeren van Sjablonen; het gebruik van sjablonen is bedoeld om een eenheidsstijl te bevorderen, en de auteur te ondersteunen. … Klik hier voor de installatie van sjablonen.

Proces (voorstel)

Het proces wordt voorgesteld in het kader van acties, beslismomenten, en rollen van de diverse actoren zoals hierboven omschreven. De stadia van documentontwikkeling worden eveneens in het diagram aangegeven.

Het voorgestelde proces wordt als diagram hieronder weergegeven; klik op het diagram om te vergroten…

NB! Om het proces operationeel te houden hebben een aantal rollen een backup nodig in de vorm van een ander lid van de werkgroep.

Stapsgewijze procesbeschrijving

Stap 1: Concept

Het creatieve proces van het maken van een publicatie is het domein van de auteur(s). Het concept is de vrucht van dit creatieve proces. Dit concept wordt in de administratie opgenomen door het toekennen van een nummer ter identificatie. De administratie houdt vanaf dat moment de status van de publicatie bij.

Dit concept wordt ter beoordeling aan een proeflezer gegeven. Doorgaans neemt een enkele persoon deze rol op zich, maar het kan ook door een groep personen. In de AWG LdK is het gebruikelijk het concept integraal aan alle leden van de werkgroep ter beoordeling door te sturen. De proeflezer(s) sturen op- en aanmerkingen door naar de auteur(s).

Hiermee is de eerste fase in het proces afgerond.

Stap 2: Eerste correctie

De commentaren van de proeflezer worden door de auteur(s) verwerkt in het document.

Het herziene concept wordt doorgestuurd naar de taalkundige redactie die alle aspecten van taalgebruik naloopt op het niveau van de kwaliteitseisen zoals door de AWG LdK zijn vastgesteld. De aanbevelingen voor wijziging worden doorgestuurd naar de auteur(s).

Als de auteurs en de taalkundige redactie overeenstemming hebben bereikt over het taalkundig aspect van de publicatie, is daar mee deze fase afgerond.

Stap 3: Redactie

Het taalkundig correcte concept wordt voor inhoudelijke beoordeling voorgelegd aan de eindredactie. Deze beoordeling geschiedt aan de hand van de kwaliteitseisen zoals door de AWG LdK zijn vastgesteld. Inhoudelijke op- en aanmerkingen worden aan de auteur(s) voorgelegd, die aan de hand daarvan het concept inhoudelijk aanpassen. Hierna worden uitsluitend de herziene delen van het document nog ter beoordeling aan de taalkundige voorgelegd, waarna het document voor de eindbeoordeling naar de eindredactie wordt gestuurd.

Met de acceptatie van de eindredactie is deze fase afgerond; dit moment wordt geregistreerd in de administratie.

Stap 4: Afronding en Publicatie

De eindredacteur vergewist zich van de correctheid van de administratie die moet voldoen aan de kwaliteitseisen zoals vastgesteld door de AWG LdK. Dit is het moment waarop eventueel nog wijzigingen aan het concept kunnen worden aangebracht. De eindredactie kan vervolgens besluiten de documentversie definitief te maken en te publiceren. Indien de eindredactie anders besluit gaat het concept voor aanpassing terug naar de auteur(s).

Autorisatie voor publicatie wordt van kracht na aftekening door de eindredacteur in de administratie; indien mogelijk[1] wordt een fysieke afdruk van de publicatie in het archief van de administratie bewaard.

Het gepubliceerde document wordt vervolgens gedeeld met de AWG LdK.

Uitzonderingen en Afwijkingen van het Proces

Afhankelijk van de omstandigheden en/of de aard van de publicatie kan – na overeenstemming in de AWG LdK – worden afgeweken van het hierboven omschreven proces. Deze overeenstemming wordt vastgelegd in de notulen.

[1] Voor wat betreft digitale publicaties kan een speciale regeling gelden.